domenica 22 giugno 2014

La capacità di risolvere i problemi

Quando devi affrontare un problema, la prima capacità che devi avere è quella di saper analizzare a fondo  il problema stesso.

Con questa sola capacità, sei  già in grado di risolvere la maggior parte dei problemi  in modo rapido ed efficace. 
Fai attenzione però ad individuare il vero problema che sta dietro al disagio o al sintomo che percepisci. Senza una corretta ed approfondita analisi,  le soluzioni messe in atto possono divenire inefficaci, con conseguenze a volte dolorose.


Ci sono quattro fasi  fondamentali nell' analisi del problem solving :


  1. Definizione del problema. 
  2. Generazione di alternative. 
  3. Valutazione e selezione delle alternative.
  4. Implementazione delle soluzioni. 

Questa sezione tratta della Fase 1: la  definizione del problema. 

Le fasi da  2 a 4 del  processo puoi leggerle  nelle  sezioni seguenti: 
Fase 2: Creatività (generazione di alternative),
Fase 3:  Processi decisionali (valutazione e la selezione delle alternative) 
Fase 4:  Project Management  (esecuzione delle soluzioni).


La definizione del problema

Per una buona definizione del problema, la prima cosa di cui devi accertarti è di avere a che fare veramente con la causa del  problema  e non con i suoi sintomi.

Ad esempio, se le prestazioni nel tuo reparto sono diventate  scadenti, potresti  pensare che l’origine del problema siano le persone che stanno lavorando. 
Tuttavia, approfondendo l’analisi potresti scoprire che il vero problema potrebbe essere diverso. ad esempio  la mancanza di formazione del personale, oppure  un carico eccessivo di lavoro.

Nella fase di definizione del problema, è importante esaminare  la questione da diversi punti di vista. 
Una analisi superficiale può portarti un a definire un problema che non  è effettivamente il problema ma una conseguenza e questo non ti porterà ad una soluzione  risolutiva. 

Ad esempio, considera questa affermazione del problema: "Dobbiamo trovare il modo di rendere più responsabili le  persone che stanno facendo questo lavoro lavoro così scadente." Questo non si consentirà  di scoprire le vere ragioni del problema.
Il problema deve essere analizzato da diverse angolazioni che possono  a loro volta contribuire al problema stesso.

Comprenderne la complessità

Quando il problema è semplice, la soluzione è di solito evidente, e non c'è bisogno di procedere nell'analisi delle  quattro fasi suddette.

Quindi affrontiamo la panoramica di  un approccio più formale da utilizzare quando un problema sia più complesso e con una serie di implicazioni correlate.

La buona notizia è che ci sono molti  strumenti a disposizione per dare un senso ad una matassa così ingrovigliata! Molti di questi strumenti ci consentono di creare una chiara rappresentazione visiva della situazione, in modo da poter cogliere  meglio ogni aspetto di cosa stia succedendo.

L' Affinity Diagrams  è una tecnica ideale per raggruppare le informazioni in temi comuni,  per poi scoprire ed analizzare  le relazioni tra quest' ultimi.

Un altro strumento interessante è la Cause and Effect Analysis. Per generare soluzioni valide, è necessario disporre di una profonda comprensione di tutto ciò che sta causando il problema.  Si tratta di un diagramma fatto a "lisca di pesce" nel quale ogni "spina" rappresenta una un'aspetto del problema e le relative cause che lo generano.

Utilizzando l’  esempio precedente, la Cause and Effect Analysis potrebbe evidenziare che la mancanza di formazione potrebbe contribuire al problema, ma potrebbe anche  evidenziare altre possibili cause  quali il sovraccarico di lavoro e problemi tecnologici.

Quando il problema si verifica all' interno di un processo produttivo, la creazione di Flow Chart   possono aiutarti  ad  analizzare  visivamente come funzionano i vari processi di produzione. Questo spesso consente di identificare un elemento mancante o collo di bottiglia che sta causando il problema.

Molto spesso, ciò che può sembrare un singolo problema risulta poi essere collegato a tutta una serie di problemi.  Tornando al nostro esempio: il lavoro scadente potrebbe essere causato da competenze insufficienti, ma potrebbero  anche contribuire al problema gli eccessivi di carico di lavoro, i tempi di  consegna troppo veloci e  la demotivazione del personale. 
Un aiuto nella comprensione del problema e nella sua risoluzione consiste nello scomporlo in parti più piccole, ognuna delle quali può quindi essere risolta  in modo autonomo ed appropiato. E' una tecnica chiamata anche "dei piccoli passi".


Il Problem-solving
L'approccio in quattro fasi per la soluzione dei problemi di cui abbiamo parlato all'inizio  vi sarà molto utile in molte situazioni.  Tuttavia, per analizzare un processo più complicato, è possibile utilizzare altri sistemi che forniscono ulteriori informazioni su come è possibile risolvere un problema.

Possiamo identificare questo procedimento in otto fasi:

  1. individuare e definire esattamente quale è il problema
  2. individuare ed esaminare solo i  fatti certi e quali sono gli elementi caratterizzanti del problema
  3. definire con chiarezza l'obiettivo che porterà alla soluzione, cio é cosa vogliamo ottenere
  4. trovare più opzioni e soluzioni alternative
  5. scegliere l'opzione più interessate valutandone i prò e i contro
  6. pianificare la strategia 
  7. passare all' azione

Questo approccio consente di creare un loop: dove anziché cercare di risolvere un problema in modo lineare, viene considerato come un ciclo continuo di analisi e soluzioni. 

Ciò significa che una volta trovata una soluzione bisogna continuare a sviluppare il processo cercando nuovi problemi che derivano dalla soluzione adottata e risolverli in continuazione migliorando costantemente il processo. 

Un' altra cosa interessante è quello che i giapponesi chiamano Kaizen che  è rivolto non solo alla risoluzione dei problemi ma  anche alla costante rivisitazione dei processi  migliorando anche ciò che  già funziona bene in una ottica di costante innovazione.